Politique de confidentialité

La Loi 25 du Québec exige un second document à côté de celui-ci. Les règles encadrant la façon dont le cabinet s'assure que cette politique est suivie sont publiées à la gouvernance des renseignements personnels.

Cette politique vise les renseignements personnels traités par le Centre canadien de création de patrimoine inc., faisant affaire sous le nom Financière CBI, qu'ils parviennent au cabinet par ce site web, une conversation, un formulaire ou une proposition d'assurance.

Elle est rédigée sous la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et sous la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale. Ce sont les cadres qui s'appliquent à un cabinet établi au Québec traitant avec des clients dans plusieurs provinces. Elle n'est pas rédigée sous le régime européen et n'en reprend pas la formulation, parce que les obligations diffèrent de façons qui comptent.

La personne responsable

Une seule personne assume cette responsabilité ici, et son nom comme le moyen de la joindre figurent ci-dessous. Un nom publié sans moyen de le joindre n'est pas une coordonnée, et ce n'est pas ce que la loi demande.

La Loi 25 exige qu'une personne nommée soit responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisation, et que son nom et ses coordonnées soient publiés.

Mona Haddad, Centre canadien de création de patrimoine inc., 203-3899 Autoroute des Laurentides, Laval, Québec H7L 3H7. Téléphone 514-875-9444.

Une demande peut être faite par écrit ou par téléphone. Aucun motif n'est exigé pour l'une ou l'autre des demandes décrites dans cette politique, et aucun ne sera demandé.

Les trois groupes de personnes visés par cette politique

Les renseignements traités diffèrent grandement selon celui de ces groupes auquel vous appartenez, et les regrouper est la façon dont les politiques de confidentialité deviennent illisibles.

Un visiteur de ce site web qui lit et repart. Presque aucun renseignement n'est traité. Voir la section sur les visiteurs ci-dessous.

Une personne qui fait une demande d'information, sollicite une rencontre ou tient une première conversation. Les coordonnées et ce dont il est question.

Un client, c'est-à-dire une personne pour laquelle une proposition d'assurance est préparée ou une police est placée. Sensiblement davantage, parce qu'une évaluation de convenance et une proposition d'assurance l'exigent toutes deux.

Ce qui est recueilli: les visiteurs du site web

Le registre de consentement. Votre choix quant à ce qui peut se charger dans votre navigateur, conservé sur votre propre appareil, jamais transmis. Décrit en détail dans la politique sur les témoins et le consentement.

Les journaux du serveur. Le serveur consigne l'adresse d'où provient une requête, la page demandée, l'heure, et l'identifiant de navigateur que votre logiciel transmet. Cela se produit au niveau du réseau sur chaque site web et aucun avis de consentement ne peut l'empêcher. Ces enregistrements existent pour la sécurité et pour diagnostiquer les défaillances, ne servent pas à constituer un profil de qui que ce soit, et ne sont combinés à rien d'autre.

Rien d'autre n'est recueilli auprès d'un visiteur qui ne soumet rien. Aucun outil d'analytique ne fonctionne à l'heure actuelle, ce qui est énoncé dans la politique sur les témoins et est vérifiable depuis votre propre navigateur.

Ce qui est recueilli: les personnes qui font une demande d'information

À partir du formulaire de la page de rencontre découverte:

• votre nom
• votre adresse courriel
• votre numéro de téléphone, si vous en fournissez un
• si vous résidez actuellement au Canada
• si vous êtes un professionnel de l'assurance dûment autorisé
• ce que vous écrivez dans la zone de message

Les deux questions sont posées pour des raisons énoncées qui figurent à côté d'elles sur le formulaire. La résidence détermine si une conversation peut utilement avoir lieu, parce que ces contrats sont offerts aux résidents du Canada et que le conseiller est autorisé dans trois provinces. La question sur la profession détermine laquelle de deux conversations différentes s'applique.

La citoyenneté et le statut d'immigration ne sont pas recueillis. Ils ne sont ni nécessaires à la fin poursuivie ni appropriés à demander, et la question sur la résidence établit ce qui est réellement nécessaire.

Ce qui est recueilli: les clients

Avant qu'une recommandation puisse être formulée, une évaluation de convenance est requise. C'est une obligation réglementaire plutôt qu'une préférence commerciale, et c'est la raison pour laquelle les renseignements demandés sont plus détaillés qu'une première conversation ne le laisse croire.

Identité et coordonnées. Nom, date de naissance, adresse, téléphone, courriel, et pièce d'identité lorsqu'un assureur l'exige.

Situation financière. Revenus, actif, passif, dépenses, protections d'assurance existantes, droits de cotisation à des régimes enregistrés, et structure de société le cas échéant.

Objectifs et situation. À quoi l'argent est destiné, l'horizon temporel, la situation familiale, les personnes à charge, et les arrangements d'affaires le cas échéant.

Renseignements sur la santé et les habitudes de vie, lorsqu'une proposition d'assurance est faite. Ils sont recueillis par l'assureur et pour lui, dans le cadre de la tarification. Cela peut comprendre les antécédents médicaux, les traitements en cours, les antécédents médicaux familiaux, la profession, les voyages, et les activités que l'assureur tarife. Un assureur peut aussi demander des dossiers à un médecin ou faire effectuer un examen.

Les renseignements sur la santé sont des renseignements sensibles tant sous la Loi 25 que sous la LPRPDE. Ils ne sont recueillis que lorsqu'une proposition est faite, ne servent qu'à cette proposition, et ne sont utilisés à des fins de commercialisation en aucune circonstance.

Pourquoi ils sont recueillis

Chaque fin est énoncée séparément, parce que le consentement n'a de sens que par rapport à une fin énoncée.

Pour répondre à une demande d'information et organiser une rencontre. Les coordonnées, utilisées pour ce que vous avez demandé.

Pour évaluer la convenance. Un conseiller dûment autorisé ne peut pas recommander un produit d'assurance sans avoir établi qu'il convient à la situation du client. C'est la fin qui justifie l'essentiel de ce qui est demandé à un client.

Pour préparer et soumettre une proposition. Un assureur exige les renseignements qu'il exige, et une proposition ne peut pas avancer sans eux.

Pour assurer le service d'une police en vigueur. Révisions annuelles, modifications, soutien aux réclamations, et correspondance au sujet d'un contrat que vous détenez.

Pour respecter des obligations légales et réglementaires. Tenue de dossiers, inspection réglementaire, et obligations découlant de la législation contre le blanchiment d'argent lorsqu'elles s'appliquent.

Pour envoyer de la documentation éducative par courriel, et uniquement lorsque vous y avez consenti séparément et expressément. C'est une fin distincte assortie d'un consentement distinct, et elle n'est jamais regroupée avec ce qui précède.

Le consentement, et la façon dont il est obtenu

Le consentement exprès est obtenu lorsque les renseignements sont sensibles, lorsqu'ils servent à la commercialisation, et lorsqu'ils sont communiqués au-delà de ce à quoi un client s'attendrait raisonnablement. Il est obtenu séparément pour chaque fin plutôt que par une acceptation unique.

Le consentement implicite n'est invoqué que pour l'évident: répondre à un message que vous avez envoyé, utiliser un numéro de téléphone que vous avez fourni pour vous appeler au sujet de ce que vous avez demandé.

Le consentement à la commercialisation est toujours distinct. Sur le formulaire de rencontre découverte, demander à être joint au sujet d'une rencontre et accepter de recevoir de la documentation éducative sont deux cases distinctes, et la seconde n'est pas requise pour soumettre la première. Les regrouper serait plus simple et ne serait pas valide.

Retirer son consentement. Le consentement à la commercialisation peut être retiré à tout moment, au moyen du lien figurant dans chaque message ou en joignant la personne nommée ci-dessus. Le retrait prend effet rapidement et ne touche pas les communications nécessaires au service d'une police que vous détenez, lesquelles ne sont pas de la commercialisation.

Le consentement à la collecte requise pour une évaluation de convenance ne peut pas être valablement retiré pendant qu'une recommandation est recherchée, parce que la recommandation ne peut pas légalement être faite sans lui. Il peut être retiré en mettant fin au processus, après quoi les règles de conservation ci-dessous s'appliquent.

Avec qui les renseignements sont communiqués

Les destinataires qui concernent votre propre dossier vous sont nommés sur demande, y compris l'assureur qui détient votre contrat et tout agent général intervenu dans son placement. Les catégories ci-dessous énoncent qui peut recevoir des renseignements à votre sujet, et à quel titre il les reçoit.

Les assureurs. Lorsqu'une proposition est faite, les renseignements vont à l'assureur qui émet le contrat. L'assureur en devient responsable en vertu de sa propre politique, qui est un document distinct de celui-ci et qui mérite d'être lu.

Un agent général, lorsqu'il en intervient un dans le placement des affaires.

Les réassureurs et l'organisme d'échange de renseignements du secteur, lorsque l'assureur y a recours dans le cadre de la tarification. C'est une pratique courante dans l'assurance vie canadienne et elle est divulguée dans la proposition que vous signez.

Les fournisseurs de services qui soutiennent le cabinet, comme ceux qui fournissent le courriel, le stockage de documents, la prise de rendez-vous ou la gestion des dossiers. Chacun agit sur instruction et non à ses propres fins.

Vos autres professionnels, c'est-à-dire votre comptable ou votre conseiller juridique, uniquement sur votre instruction et uniquement dans la mesure que vous indiquez.

Les organismes de réglementation et les autorités, lorsque la loi l'exige, lorsqu'un organisme de réglementation exerce ses pouvoirs, ou sur ordonnance d'un tribunal.

Les renseignements ne sont pas vendus. Ils ne sont ni échangés, ni loués, ni fournis à quiconque pour sa propre commercialisation.

Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Aucun renseignement personnel n'est communiqué à l'extérieur du Québec sans qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ait été réalisée au préalable. C'est la règle qu'énonce cette section, et elle vaut pour un fournisseur de services qui stocke ou traite des renseignements ailleurs comme pour toute autre situation.

La Loi 25 exige une évaluation avant que des renseignements personnels ne soient communiqués à l'extérieur du Québec, et exige que cela soit divulgué. Lorsqu'un fournisseur exerce à l'extérieur de la province, l'évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité, des protections en place, et du cadre juridique applicable là où ils sont détenus.

Les arrangements qui s'appliquent à votre propre dossier vous sont indiqués par la personne responsable sur demande, plutôt que décrits en termes généraux, parce qu'une description générale n'apprend rien au lecteur sur quoi il puisse agir.

Traitement automatisé

C'est une question qu'il vaut la peine de poser directement à tout cabinet, parce que la réponse est rarement offerte spontanément et que le droit de demander une révision par une personne en dépend.

La Loi 25 exige qu'une personne soit informée lorsqu'une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et lui donne le droit de présenter des observations et de demander une révision par une personne.

Lorsqu'un assureur recourt à la tarification automatisée, il s'agit de son processus et sa propre politique le régit. Si quoi que ce soit de ce genre était en fonction au sein de ce cabinet, cela serait décrit ici de façon précise, y compris ce que cela fait, ce que cela ne fait pas, et comment demander une révision par une personne.

Aucun système automatisé ne formule de recommandation dans ce cabinet à la date de cette politique. Les recommandations sont formulées par un conseiller dûment autorisé qui a lu le dossier.

Conservation

Les renseignements personnels ne sont conservés qu'aussi longtemps que l'exige la fin pour laquelle ils ont été recueillis, et pendant les délais fixés par la réglementation en assurance et par les obligations professionnelles. Le délai appliqué à votre propre dossier vous est indiqué sur demande plutôt que dissimulé derrière une formule comme « aussi longtemps que nécessaire ».

Les dossiers relatifs au conseil et au placement en assurance sont conservés pendant les périodes exigées par la réglementation applicable, lesquelles se mesurent en années après la fin d'une relation plutôt qu'en mois. Les dossiers relatifs à une demande d'information qui n'a pas abouti sont conservés pendant une période beaucoup plus courte.

Lorsqu'une période prend fin, les renseignements sont détruits ou anonymisés. Ils ne sont pas archivés indéfiniment au motif que le stockage est peu coûteux.

Le registre de consentement sur votre propre appareil n'est pas détenu par le cabinet et disparaît lorsque vous videz le stockage de votre navigateur.

Sécurité

Les renseignements sont protégés par des mesures proportionnées à leur sensibilité, ce qui, pour des renseignements de santé et financiers, se situe dans le haut de cette échelle.

La transmission de tout ce qui est soumis par ce site web est chiffrée. L'accès à l'intérieur du cabinet est limité aux personnes qui en ont besoin pour une fin énoncée. Les dossiers papier, lorsqu'il en existe, sont conservés de façon sécuritaire. Les fournisseurs de services sont choisis en tenant compte de leurs dispositifs de sécurité, et sont tenus de n'utiliser les renseignements que sur instruction.

Aucun dispositif n'est parfait et une politique prétendant le contraire mériterait la méfiance. Ce qui peut être dit, c'est que les mesures sont proportionnées, qu'elles sont révisées, et qu'une défaillance serait traitée comme le décrit la section suivante plutôt que dissimulée.

En cas de problème

La Loi 25 emploie le terme incident de confidentialité: l'accès non autorisé à des renseignements personnels, leur utilisation ou communication non autorisée, ou leur perte.

Lorsqu'un incident survient et présente un risque de préjudice sérieux, le cabinet avisera promptement la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, prendra des mesures raisonnables pour réduire le risque, et tiendra un registre des incidents comme il y est tenu.

L'avis décrira ce qui s'est produit, quels renseignements étaient en cause, ce qui est fait, et ce que vous pouvez faire. Il ne sera pas rédigé pour minimiser.

Vos droits

Chacun de ces droits s'exerce en joignant la personne nommée en tête de cette page. Aucun motif n'est exigé et aucun ne sera demandé.

L'accès. Vous pouvez demander quels renseignements personnels sont détenus à votre sujet et en recevoir copie. Une réponse est fournie dans les trente jours.

La rectification. Vous pouvez faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques. Si une rectification est refusée, on vous en dit la raison et comment la contester.

Le retrait du consentement. Pour tout ce qui repose sur le consentement, y compris la commercialisation.

La suppression. Vous pouvez demander la suppression de renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à la fin pour laquelle ils ont été recueillis et qu'aucune exigence légale ou réglementaire n'en impose la conservation. Lorsque la demande ne peut pas être accueillie en totalité, la raison en est donnée.

La portabilité. Depuis septembre 2024, la Loi 25 confère le droit de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire communiquer à une autre organisation.

La cessation de la diffusion. Vous pouvez demander que des renseignements soient désindexés ou que leur diffusion cesse, dans les cas que la législation prévoit.

La plainte. Décrite ci-dessous.

Les plaintes

Soulevez-la d'abord auprès de la personne nommée en tête de cette page, par écrit ou par téléphone. Une plainte est accusée réception, examinée, et reçoit une réponse motivée.

Si la réponse ne règle pas la question, le droit d'aller plus loin n'est touché par rien dans cette politique:

Au Québec, la Commission d'accès à l'information du Québec.

Ailleurs au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Concernant la conduite en assurance plutôt que la vie privée, l'organisme de réglementation applicable: l'Autorité des marchés financiers au Québec, la Financial Services Regulatory Authority of Ontario, ou l'Insurance Council of British Columbia.

Personne ne peut renoncer au droit de porter plainte auprès d'un organisme de réglementation, et cette politique ne vous le demande pas.

Les enfants

Les services décrits sur ce site web s'adressent à des adultes, et aucune partie de ce site ne vise les enfants. Des renseignements sur un enfant ne sont recueillis que dans le contexte d'une proposition où un enfant est assuré ou bénéficiaire, et uniquement auprès d'un parent ou tuteur habilité à les fournir.

La propriété anglophone

La propriété de langue anglaise du cabinet est un site web distinct doté de son propre avis de confidentialité, rédigé pour son lectorat plutôt que traduit de celui-ci. Lorsque vous avez traité avec le cabinet en français, la présente version s'applique.

Modifications de cette politique

Cette politique peut être modifiée. La version en vigueur est celle publiée ici, et la date de révision figure sur cette page. Lorsqu'une modification touche de façon importante la manière dont les renseignements sont traités, elle est portée à l'attention des personnes concernées plutôt que publiée discrètement.

Ce qui se produit à chaque étape de la relation

La façon la plus claire de comprendre ce qui est détenu à votre sujet est de suivre les étapes, parce que la réponse change à chacune.

Vous lisez le site et repartez

Le registre de consentement se trouve sur votre appareil. Une entrée existe dans le journal du serveur. Rien ne vous identifie, rien n'est conservé à votre sujet par le cabinet, et il n'y a rien dont demander l'accès.

Vous soumettez le formulaire

Six champs, énumérés plus haut, parviennent au cabinet. Ils servent à organiser une conversation et à s'y préparer. Si aucune rencontre n'a lieu et que vous ne donnez pas suite, ils sont supprimés après la courte période de conservation énoncée plus haut.

Si vous avez coché la case de commercialisation, votre adresse courriel est aussi conservée à cette fin distincte jusqu'à votre retrait.

Vous tenez une rencontre découverte

Des notes de la conversation sont prises. Elles consignent ce que vous avez dit chercher à faire, ce qui existe déjà, et si l'approche semblait convenir. Si la conversation conclut qu'elle ne convient pas, le dossier se ferme là.

Vous remplissez un dossier de convenance

C'est l'expansion la plus importante de ce qui est détenu, et c'est le moment où il vaut la peine de poser des questions plutôt qu'après.

Vous décidez de ce que vous fournissez. En fournir moins est permis et produit une recommandation plus étroite, parce qu'une recommandation ne peut être formulée que par rapport à ce qui est établi. Ce que vous fournissez sert à évaluer la convenance et à rien d'autre, et n'est pas communiqué à l'extérieur du cabinet à cette étape.

Une recommandation est formulée

La recommandation, le raisonnement qui la sous-tend et les renseignements sur lesquels elle repose sont consignés ensemble. Ce dossier vous protège autant qu'il protège le cabinet: si une question surgit des années plus tard sur les motifs d'une recommandation, la réponse existe par écrit plutôt que dans la mémoire de quelqu'un.

Une proposition est soumise

Les renseignements vont maintenant à l'assureur, y compris les renseignements de santé recueillis pour la tarification. À partir de ce moment, l'assureur les détient en vertu de sa propre politique de confidentialité, et c'est cette politique qui régit ce qu'il en fait. C'est un document distinct et il mérite d'être lu plutôt que présumé.

Le cabinet conserve sa propre copie de ce qu'il a soumis.

Une police est en vigueur

Les détails du contrat, la correspondance, les notes de révision et toute modification sont conservés aussi longtemps que la police existe et pendant la période réglementaire suivant sa fin.

La relation prend fin

Que ce soit parce qu'une police tombe en déchéance, est rachetée, est transférée à un autre conseiller, ou simplement parce que vous cessez, la période de conservation réglementaire commence à courir. À son terme, les dossiers sont détruits ou anonymisés.

Mettre fin à la relation de conseil ne touche pas une police en vigueur, et ne touche pas votre droit de demander l'accès à ce qui est encore détenu.

Questions à poser à tout cabinet au sujet de la vie privée

Elles méritent d'être posées ici et partout ailleurs où vous envisagez de faire affaire, parce que les réponses varient davantage que la plupart des gens ne le pensent.

Qui est la personne responsable nommée? La Loi 25 en exige une et exige que le nom soit publié. Un cabinet incapable de nommer la sienne n'a pas fait le travail.

Combien de temps mes renseignements sont-ils conservés après mon départ? Un nombre d'années précis, ou une esquive.

Quels tiers les reçoivent, nommément? Les catégories sont faciles. Les noms sont le test.

Quelque chose est-il détenu ou traité à l'extérieur du Québec, ou du Canada? Si oui, quelle évaluation a été faite.

Une partie de l'évaluation est-elle automatisée? Et si oui, comment demander une révision par une personne.

Que se passe-t-il en cas d'atteinte? Si la réponse mentionne la Commission d'accès à l'information et la notification, ou demeure générale.

Cette politique répond aux six dans les sections qui précèdent, et lorsqu'une réponse dépend de votre propre dossier, la personne responsable la donne en son nom et par écrit. C'est là même la réponse à une septième question que personne ne pose: quelqu'un ici acceptera-t-il de la mettre par écrit.

Le rapport entre cette politique et celle de l'assureur

Deux organisations détiennent des renseignements sur un client, et elles sont régies séparément.

Ce cabinet détient ce qu'il a recueilli: coordonnées, dossier de convenance, notes, correspondance, et une copie de ce qui a été soumis.

L'assureur détient la proposition, le dossier de tarification y compris les renseignements de santé, le contrat, et tout ce qui en découle. La politique de confidentialité de l'assureur régit cela, et ses délais de conservation, ses fournisseurs et ses arrangements transfrontaliers lui sont propres.

Une demande adressée à ce cabinet atteint les dossiers de ce cabinet. Une demande visant le dossier d'un assureur s'adresse à l'assureur, et le cabinet vous dira où l'envoyer plutôt que de vous laisser le découvrir.

Cette distinction compte surtout lors d'une réclamation, lorsqu'un bénéficiaire traite avec un assureur plutôt qu'avec un conseiller, et elle mérite d'être comprise avant que la situation ne survienne.

La commercialisation, en termes précis

Parce que c'est de là que proviennent la plupart des plaintes.

Aucun courriel n'est envoyé à des fins de commercialisation sans consentement exprès obtenu séparément, comme l'exige la législation canadienne anti-pourriel.

Chaque message de commercialisation identifie l'expéditeur et comporte un mécanisme de désabonnement qui fonctionne et est honoré promptement.

Le retrait est honoré dans tout le cabinet, et non seulement pour le message particulier d'où il provenait.

Les messages de service ne sont pas de la commercialisation. Un rappel de révision annuelle, un avis concernant un contrat que vous détenez, ou une réponse à une question que vous avez posée sont des communications concernant vos propres affaires, et elles se poursuivent après un retrait de consentement à la commercialisation parce que ce n'est pas la même chose.

Vos renseignements ne servent pas à cibler de la publicité ailleurs, et aucune technologie publicitaire ne fonctionne sur ce site web à l'heure actuelle.

Une orientation vers un autre professionnel n'est pas un transfert de vos renseignements. Si l'on vous donne un nom, on vous donne un nom. Rien à votre sujet ne lui parvient à moins que vous ne le demandiez.

Comment faire une demande, étape par étape

Détaillé ici parce qu'un droit difficile à exercer est un droit de nom seulement.

Première étape. Écrivez ou téléphonez. Utilisez le nom et les coordonnées en tête de cette page. Une lettre, un courriel ou un appel téléphonique sont également valides. Il n'y a aucun formulaire à remplir et aucun modèle à suivre.

Deuxième étape. Dites ce que vous voulez. Accès, rectification, suppression, retrait du consentement, portabilité, ou plainte. Si vous ne savez pas lequel s'applique, décrivez le résultat souhaité et on l'identifiera pour vous.

Troisième étape. L'identité. Assez de renseignements pour établir que vous êtes bien la personne que vous dites être, ce qui vous protège plutôt que de protéger le cabinet. Lorsque les renseignements sont sensibles, la vérification est proportionnellement soignée.

Quatrième étape. Une réponse dans les trente jours. La Loi 25 fixe ce délai et il est respecté. Lorsqu'une demande est complexe, on vous le dit à l'intérieur du délai plutôt qu'après.

Cinquième étape. En cas de refus. Un refus est donné par écrit, avec le motif et la disposition invoquée, et avec l'information sur la façon de le contester. Une demande n'est pas refusée parce qu'elle est incommode.

Il n'y a aucuns frais pour une première demande. Lorsqu'une demande est répétitive ou exige une transcription substantielle, des frais raisonnables peuvent être indiqués à l'avance, et vous pouvez les refuser et retirer la demande sans frais.

Les demandes d'accès, en pratique

Une demande d'accès produit davantage que les gens ne l'imaginent, et il vaut la peine de savoir à quoi cela ressemble.

Ce que vous recevez. Les renseignements personnels détenus à votre sujet, sous une forme intelligible, accompagnés d'une explication de tout terme ou code qui ne serait pas compréhensible en soi. Cela comprend les notes consignant ce dont il a été question et pourquoi quelque chose a été recommandé.

Ce qui peut être retenu. Des renseignements sur une autre personne identifiable, lorsque les divulguer révélerait quelque chose à son sujet. Des renseignements protégés par le secret professionnel. Des renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à une procédure judiciaire. Lorsque quelque chose est retenu, on vous le dit et on vous en donne le fondement, plutôt que de vous remettre un dossier comportant des trous silencieux.

Ce qui n'est pas détenu. Si la réponse est que peu ou rien n'est détenu, c'est la réponse, et elle est donnée clairement plutôt qu'enjolivée.

Les demandes de rectification, en pratique

Ce qui peut être rectifié. Tout ce qui est inexact, incomplet ou équivoque. Une date de naissance, un chiffre de revenu, une note consignant quelque chose que vous n'avez pas dit.

Ce qui ne peut pas simplement être supprimé. Un dossier du conseil donné est un dossier de ce qui s'est produit, et il existe en partie pour vous protéger. Lorsque vous êtes en désaccord avec une opinion consignée plutôt qu'avec un fait, la réponse consiste à consigner votre désaccord à côté plutôt qu'à effacer l'original.

Lorsqu'une rectification a déjà été transmise. Si des renseignements inexacts ont été communiqués à un assureur avant que l'erreur ne soit constatée, la rectification lui est aussi communiquée, et on vous le dit.

La suppression, et ses limites

La suppression est souvent présumée absolue et elle ne l'est pas, alors les limites sont énoncées ici plutôt que découvertes pendant une demande.

Ce qui peut être supprimé. Les dossiers de demande d'information qui n'ont pas abouti. Les coordonnées de commercialisation, sur retrait. Les renseignements qui ne sont plus nécessaires à la fin pour laquelle ils ont été recueillis, lorsque aucune obligation n'en impose la conservation.

Ce qui ne le peut pas, tant qu'une obligation subsiste. Les dossiers de conseil et de placement en assurance sont assujettis à des délais de conservation réglementaires. Les obligations contre le blanchiment d'argent imposent leurs propres délais le cas échéant. Une demande de suppression d'un tel dossier est refusée avec le motif et le délai énoncés, et elle est honorée à l'expiration du délai.

Ce qui disparaît réellement. À l'expiration d'un délai de conservation, les dossiers sont détruits ou anonymisés. Anonymisé signifie que les renseignements ne peuvent plus être associés à vous, et la Loi 25 fixe pour cela une norme plus élevée que le simple retrait d'un nom.

Une remarque sur ce qu'une politique de confidentialité ne peut pas vous dire

Elle ne peut pas vous dire si elle est suivie.

Toute politique de ce genre est une description d'une pratique voulue. Le lecteur n'a aucun moyen d'en vérifier l'essentiel de l'extérieur, ce qui explique précisément que tant de politiques soient rédigées de façon à dire très peu tout en paraissant complètes.

Trois choses comblent partiellement cet écart, et elles sont la raison pour laquelle ce document est rédigé ainsi.

La précision. Une politique qui nomme les destinataires, énonce la conservation en années et identifie les arrangements transfrontaliers peut être confrontée à la réalité par quiconque à l'intérieur de l'organisation et peut être opposée par un organisme de réglementation. Une politique de généralités ne peut pas avoir tort, ce qui est le problème avec elle.

Une personne nommée. Une politique qui donne un nom et le moyen de le joindre peut être mise à l'épreuve par quiconque s'en sert, et la réponse vient alors de quelqu'un qui en répond. Un formulaire de renseignements généraux ne peut pas être mis à l'épreuve ainsi, parce que personne en particulier ne répond de ce qu'on y dépose.

Une affirmation vérifiable. L'affirmation selon laquelle rien provenant d'un tiers ne se charge sur ce site web avant votre consentement est vérifiable depuis votre propre navigateur en une minute environ. C'est la seule affirmation de tout ce domaine qu'un visiteur peut confirmer de façon indépendante, ce qui explique qu'elle soit énoncée clairement et pourquoi il serait insensé de l'énoncer si elle n'était pas vraie.

Le reste repose sur le fait que le cabinet fasse ce qu'il dit. C'est la position honnête, et une politique prétendant le contraire prétend quelque chose qu'aucune politique ne peut livrer.

Les renseignements concernant des personnes qui ne sont pas vous

Deux situations se présentent régulièrement et ni l'une ni l'autre n'est évidente.

Un bénéficiaire. Désigner quelqu'un comme bénéficiaire suppose de fournir ses renseignements à un assureur. Cette personne peut ne pas le savoir. Lorsqu'une désignation est faite, la personne nommée acquiert des droits en vertu du contrat et ses renseignements sont détenus par l'assureur à ce titre. Il vaut la peine de le lui dire, à la fois par courtoisie et parce qu'un bénéficiaire qui ignore l'existence d'une police ne peut pas réclamer, ce qui est un problème plus courant qu'il ne devrait l'être.

Un conjoint, un associé, ou un enfant. Une évaluation de convenance fait souvent intervenir des renseignements sur des personnes autres que le client: le revenu d'un conjoint, la participation d'un associé, la situation d'un enfant. Ne fournissez que ce qui est nécessaire, et sachez que vous fournissez des renseignements sur quelqu'un d'autre. Lorsque cette personne est aussi cliente, son propre dossier est tenu séparément et ses droits en vertu de cette politique lui appartiennent.

Lorsque deux personnes sont conseillées ensemble, chacune a droit d'accès à ses propres renseignements. Ni l'une ni l'autre n'a automatiquement droit à ceux de l'autre, et si la question devient réelle elle est réglée avant qu'une recommandation ne soit formulée plutôt qu'après.

Ce qu'il advient d'un dossier après un décès

Un sujet rarement traité dans une politique de confidentialité et fréquemment nécessaire.

Au décès d'une personne assurée, un bénéficiaire traite avec l'assureur pour la réclamation. Le cabinet aidera dans le processus lorsqu'on le lui demande, et fournira au bénéficiaire les renseignements nécessaires pour présenter la réclamation.

Un bénéficiaire n'a pas automatiquement droit à l'ensemble du dossier du défunt. Ce qui est fourni est ce qui se rapporte au contrat et à la réclamation. Un accès plus large relève du représentant de la succession, conformément à la législation applicable, et le cabinet s'y conformera plutôt que d'en décider de façon informelle.

Les dossiers relatifs à un client décédé sont conservés pendant la période réglementaire applicable, laquelle court à compter de la fin de la relation plutôt qu'à compter du décès.

Si le cabinet est vendu ou réorganisé

Aucun arrangement de ce genre n'est envisagé à la date de cette politique. Les paragraphes ci-dessous énoncent ce qui s'appliquerait si un tel arrangement survenait un jour.

Lorsqu'un cabinet est transféré, les renseignements personnels nécessaires pour continuer d'assurer le service des contrats existants peuvent être transférés avec lui. Les clients en seraient avisés. Un transfert de ce genre ne permet pas au destinataire d'utiliser les renseignements à des fins débordant celles pour lesquelles ils ont été recueillis, et un consentement à la commercialisation donné à ce cabinet ne se transfère pas comme consentement à la commercialisation à un autre.

Une police en vigueur n'est touchée par rien de tout cela. Le contrat lie le client et l'assureur.

Coordonnées, en un seul endroit

Pour toute demande, question ou plainte en vertu de cette politique:

Mona Haddad, personne responsable de la protection des renseignements personnels, Centre canadien de création de patrimoine inc., 203-3899 Autoroute des Laurentides, Laval, Québec H7L 3H7. Téléphone 514-875-9444.

Courriel: info@cwcc.ca. Une demande peut être faite par courriel, par téléphone ou par la poste, et ces trois voies parviennent à la personne responsable. Un numéro de téléphone et une adresse postale suffisent en droit; une adresse courriel est ce que la plupart des gens utiliseront réellement, et c'est pourquoi elle est publiée ici à côté des autres.

Ce que cette politique ne fait délibérément pas

Elle ne revendique aucun droit sur des renseignements que vous n'avez pas fournis. Il n'y a aucune clause permettant la collecte auprès d'autres sources au-delà de ce qu'un assureur exige pour la tarification, divulgué dans la proposition que vous signez.

Elle ne réserve aucun droit de vendre ou de communiquer à des fins de commercialisation par des tiers. Beaucoup de politiques le font. Celle-ci dit le contraire en termes clairs.

Elle n'emploie pas « aussi longtemps que nécessaire » comme délai de conservation. Cette formule ne communique rien. La conservation est ici régie par la fin poursuivie, par la réglementation en assurance et par les obligations professionnelles, et le délai appliqué à votre dossier vous est communiqué sur demande.

Elle ne décrit pas des catégories de destinataires sans les nommer. Les destinataires qui détiennent des renseignements provenant de votre propre dossier vous sont nommés sur demande par la personne responsable.

Elle n'emprunte pas la formulation européenne. La Loi 25 et la LPRPDE sont les cadres applicables et cette politique est rédigée en fonction d'eux. Une formulation empruntée se repère facilement une fois qu'on en connaît les signes: des renvois à une base légale, à des intérêts légitimes, à un délégué à la protection des données plutôt qu'à une personne responsable, ou à une autorité de contrôle plutôt qu'à la Commission d'accès à l'information. Aucun de ces termes n'a sa place dans une politique canadienne, et un document qui les emploie a été assemblé plutôt que rédigé.

Elle ne traite pas le consentement comme un événement unique. Le consentement se rattache ici à une fin, et il y a plusieurs fins, donc plusieurs consentements. Une acceptation unique couvrant l'ensemble est administrativement commode et n'est pas ce que la législation envisage.

Une politique de confidentialité est l'un des rares documents où l'écart entre ce qui est écrit et ce qui est fait est invisible pour un lecteur. La seule réponse utile à cela est la précision, et une personne nommée qui en répond par écrit.