Comment un dentiste devrait-il planifier ses aménagements locatifs, le renouvellement de son bail et une deuxième clinique?

Pourquoi les aménagements locatifs d'une clinique dentaire posent-ils un problème de financement différent de celui de l'équipement?

L'aménagement d'une clinique dentaire attache du capital à des lieux précis; sa durée de vie utile pour la clinique dépend donc en partie du bail.

Une salle opératoire est plus qu'un fauteuil et les instruments qui l'entourent. Elle peut exiger des modifications à la plomberie, à l'alimentation électrique, à la ventilation, aux armoires, à l'espace de stérilisation, à l'accessibilité et à l'aménagement qui permet aux patients et au personnel de circuler dans la clinique. Certains éléments peuvent être déplacés; d'autres deviennent partie intégrante des lieux. C'est souvent le bail, plutôt que la liste d'équipement du dentiste, qui détermine ce qu'il advient de ces améliorations lorsque la clinique quitte les lieux.

Cette distinction compte au moment de planifier les liquidités. L'équipement suit son propre cycle de renouvellement, décrit dans les dentistes et le cycle de l'équipement. L'aménagement suit un autre cycle: la clinique peut devoir transformer des salles à mesure que ses services évoluent, rénover un espace vieillissant, remettre en état une zone endommagée, ou aménager de nouveaux locaux après un déménagement. Des travaux qui demeurent parfaitement utilisables peuvent tout de même perdre une grande partie de leur valeur pour la clinique si le droit d'occuper les lieux prend fin.

Avant d'approuver les plans, répartissez les dépenses prévues en trois listes. D'abord, l'équipement mobile que la clinique compte conserver. Ensuite, les travaux fixés aux lieux, y compris les services installés pour qu'une salle opératoire fonctionne. Enfin, les travaux que le bail pourrait obliger le locataire à retirer ou à remettre en état à son départ. L'entrepreneur peut aider à décrire les travaux physiques; c'est à un avocat d'établir les droits et les obligations prévus au bail. Ne présumez pas qu'avoir payé une amélioration permet au locataire de l'emporter.

C'est aussi une question de financement, même lorsque le dentiste prévoit payer comptant. La prémisse de Nelson Nash dans Becoming Your Own Banker® (2000), le livre qui décrit l'idée connue sous le nom de The Infinite Banking Concept®, est que le besoin de financement d'une famille dépasse son besoin de protection d'assurance vie. Tout achat est financé d'une façon ou d'une autre: le crédit externe coûte des intérêts, tandis que payer comptant fait renoncer à ce que cet argent aurait pu rapporter ou soutenir ailleurs. Le propriétaire d'une clinique devrait donc se demander non seulement « Avons-nous les moyens de faire ces travaux? », mais aussi « D'où viendra le capital, que doit-il soutenir d'autre, et comment le reconstituerons-nous après le projet? »

Le but est de penser comme un prêteur envers votre propre clinique. Un prêteur examinerait le bail, l'échéancier et la capacité de faire les paiements une fois les travaux terminés. Le propriétaire devrait faire de même, que l'argent provienne des liquidités accumulées, de crédit externe ou d'un système de financement bâti graduellement sur de nombreuses années. La police, si elle convient, est un outil possible dans ce système; le financement en est le but. Elle ne peut pas rendre favorable une clause de bail qui ne l'est pas.

Comment le renouvellement du bail, une clause de relocalisation et l'autorisation du locateur modifient-ils l'échéancier?

Le bail détermine avec quelle sécurité la clinique peut utiliser ses locaux rénovés et à quel moment elle doit prendre des décisions qui l'engagent.

Commencez par la durée restante du bail et chacune des options de renouvellement. Une option n'est utile que si ses exigences d'avis et ses autres conditions peuvent être respectées. Demandez à un avocat de préciser qui doit donner l'avis, comment il doit être transmis, ce qui arrive si une échéance est manquée et comment le loyer sera fixé pendant la période renouvelée. Placez ces dates à côté des dates prévues pour la rénovation. Une clinique ne devrait pas s'engager dans des travaux en présumant que le renouvellement sera possible si ce droit n'a pas été vérifié.

Demandez ensuite si le locateur peut relocaliser la clinique ou mettre fin à la location dans les circonstances prévues au bail. Une clause de relocalisation mérite une attention particulière en dentisterie, parce que les patients doivent trouver les lieux, que les salles cliniques exigent des services précis et qu'un déménagement peut interrompre les soins. La question n'est pas seulement de savoir si la relocalisation est permise, mais où, avec quel préavis, qui paie pour recréer des locaux utilisables, et si les nouveaux lieux pourront être approuvés pour l'usage clinique prévu. Le libellé et son effet dépendent du bail et du droit provincial applicable.

L'autorisation des travaux est une étape distincte. Le bail peut exiger un consentement écrit pour les plans, les entrepreneurs, l'affichage, la modification des services ou l'accès aux systèmes communs de l'immeuble. Un permis municipal ou une approbation professionnelle, lorsqu'ils sont requis, ne remplacent pas le consentement du locateur. Un acompte ne devrait pas non plus être versé à l'entrepreneur en présumant que ce consentement arrivera sans modifications.

Demandez à l'avocat quelles améliorations appartiennent au locateur ou peuvent être conservées par lui, si la clinique peut céder le bail en cas de vente, si un cautionnement personnel se poursuit après le renouvellement, et si une période de travaux sans loyer ou une contribution du locateur est réellement documentée. La cession compte aussi plus tard: un acheteur lira le même bail au moment de la vente de la clinique. Une contribution du locateur peut réduire le besoin immédiat de liquidités, mais ses conditions peuvent toucher d'autres clauses du bail.

Pour une clinique au Québec, l'avocat devrait examiner le bail selon le droit québécois; ailleurs, le dentiste a besoin d'un avis fondé sur le droit de la province où se trouvent les lieux. Aucun article général ne peut dire à un locataire ce que permet un bail commercial précis qu'il a signé. L'ordre pratique est le suivant: obtenir le droit d'occuper et de modifier les lieux, puis fixer la portée des travaux, puis choisir comment les financer.

De quelles liquidités une rénovation dentaire a-t-elle besoin avant que les patients puissent utiliser les locaux?

Une rénovation exige des liquidités d'exploitation en plus du financement des travaux, parce que les paiements et la baisse de production peuvent survenir avant que les salles terminées produisent des revenus.

La planification commence habituellement par des plans et une description des travaux que le locateur, les autorités compétentes et les personnes qui feront les travaux peuvent examiner. Selon les lieux et le projet, il peut y avoir des permis, des exigences professionnelles, une coordination avec les services publics, des inspections et des approbations avant que les salles puissent servir. Un entrepreneur peut demander un acompte pour réserver sa période de travail ou commander des matériaux. D'autres paiements peuvent devenir exigibles à mesure que les travaux atteignent les étapes convenues, et non au moment où les rendez-vous reprennent.

Pendant ce temps, l'exploitation de la clinique existante peut devenir plus difficile. Une salle opératoire peut être inutilisable. Il faudra peut-être déplacer des rendez-vous, le personnel devra composer avec le chantier, et la production peut baisser pendant un certain temps. Le budget du projet et le plan de trésorerie sont donc deux documents différents.

Un plan utile prend la forme d'un échéancier à quatre colonnes: ce qui doit être approuvé, ce qui doit être payé, la capacité clinique disponible, et les liquidités qui restent après chaque étape. Incluez les obligations courantes de la clinique, comme la paie, le loyer, les paiements aux fournisseurs et le service de la dette existante. Prévoyez une réserve distincte pour les imprévus liés aux changements de portée ou aux retards. Ne comptez pas une hausse future de la production comme des liquidités disponibles pour verser un acompte aujourd'hui.

Calcul purement illustratif, et non une soumission: Supposons qu'un dentiste utilise 100 unités de planification pour modéliser une rénovation. Le plan initial attribue 55 unités aux travaux prévus au contrat, 15 aux acomptes et aux autres besoins de liquidités du début, 20 à la réserve de la clinique pendant les perturbations et 10 aux imprévus. Le total est de 100 unités (55 + 15 + 20 + 10). Si des changements consomment 8 des 10 unités d'imprévus avant la fin des travaux, il n'en reste que 2; la réserve de 20 n'a pas augmenté pour autant. Le but est de garder visibles, comme deux engagements distincts, les dépenses du projet et la capacité de la clinique à tenir le coup, et non de laisser entendre que ces proportions décrivent une clinique typique.

Une clinique qui a assez de liquidités pour signer un contrat de construction peut quand même manquer de liquidités pour traverser la période des travaux. Le dentiste, l'entrepreneur, l'avocat et le comptable ont chacun leur rôle. Une décision de financement est plus solide lorsque leurs hypothèses figurent sur le même échéancier.

Pourquoi l'ouverture d'une deuxième clinique dentaire consomme-t-elle habituellement du capital avant de produire assez de liquidités?

Une deuxième clinique ajoute un deuxième ensemble d'engagements fixes pendant que la clientèle, le personnel et une production fiable sont encore en train de se construire.

Un deuxième bail n'est pas un simple prolongement de la première clinique. Il comporte ses propres lieux, ses propres obligations d'aménagement, sa date de début du loyer et ses propres risques de renouvellement. La nouvelle clinique a aussi besoin d'équipement, de fournitures, de systèmes et de personnel. Un dentiste associé responsable peut être nécessaire pour prendre les décisions cliniques et d'horaire lorsque le propriétaire se trouve à la première clinique.

Même une clinique qui ouvre à la date prévue peut prendre du temps à bâtir sa clientèle et à remplir son carnet de rendez-vous. Les coûts du personnel et des lieux commencent avant que ce processus soit terminé. Un problème temporaire à l'une ou l'autre des cliniques peut alors réduire les liquidités disponibles pour soutenir les deux. C'est pourquoi les premières années d'une deuxième clinique consomment habituellement du capital plutôt que d'en libérer pour le prochain projet du propriétaire.

Préparez un plan de liquidités clinique par clinique plutôt que de regrouper tous les revenus attendus en un seul total rassurant. Déterminez ce que la première clinique peut fournir prudemment, sans affaiblir sa propre paie ni ses obligations. Précisez qui autorise les dépenses additionnelles à la nouvelle clinique et ce qui arrive si la clientèle se forme plus lentement que prévu. Vérifiez si le dentiste pourrait assumer les deux baux pendant cette période plus lente. Si la réponse dépend d'une forte production immédiate à la nouvelle clinique, la réserve est peut-être trop mince.

Le deuxième bail mérite le même examen juridique que le premier, avec en plus des questions sur l'interaction entre les deux. Y a-t-il des cautionnements personnels? Une vente ou un changement d'associés pourrait-il toucher les droits de cession? L'affichage et l'accès conviennent-ils à l'usage prévu? Que se passerait-il si les nouveaux locaux étaient retardés après l'embauche du personnel et l'achat de l'équipement? Les réponses aident à distinguer les coûts d'ouverture du capital nécessaire pour soutenir l'exploitation après l'ouverture.

La séquence de financement plus large, sur l'ensemble d'une carrière de dentiste, est traitée dans financer une carrière dentaire. La leçon propre à cette décision est plus étroite: une deuxième clinique ne se règle pas simplement en trouvant l'argent des travaux. Elle demande un plan qui protège la clinique établie pendant que la nouvelle devient fiable.

Comment les prêteurs externes évaluent-ils habituellement un aménagement ou une deuxième clinique dentaire?

Les prêteurs externes cherchent généralement des preuves que la clinique peut mener le projet jusqu'au bout des travaux et rembourser ses obligations ensuite.

Un prêteur peut poser des questions sur l'historique d'exploitation du dentiste, ses dettes existantes, ses liquidités disponibles, le bail proposé, les plans des travaux, les ententes avec l'entrepreneur et les flux de trésorerie prévus. Pour une deuxième clinique, il peut aussi examiner la clinique établie, le modèle de dotation prévu et la façon dont la nouvelle clinique attirera et gardera ses patients. Les exigences varient selon le prêteur et le projet, comme lors de l'achat d'une clinique. Il ne faut pas présumer qu'une approbation pour de l'équipement couvre des améliorations fixées à des locaux loués.

Les travaux d'aménagement locatif peuvent soulever une préoccupation particulière: un prêteur qui avance de l'argent pour des travaux intégrés à la propriété d'une autre personne doit savoir quels droits subsistent si la location prend fin. La durée restante du bail, les droits de renouvellement et le consentement du locateur peuvent donc peser sur le financement. Le dentiste devrait demander quels documents le prêteur exige et à quel moment, surtout si les paiements à l'entrepreneur ont des dates fixes. Évitez un plan dans lequel un acompte devient irrévocable avant que le financement essentiel et les autorisations soient réglés.

Le crédit externe a un rôle utile. Il peut fournir du capital avant qu'une clinique ait eu des années pour accumuler le sien. Le prêteur exige une rémunération pour fournir ce capital et assumer les risques convenus. Comparez l'obligation complète, y compris le calendrier des paiements, les garanties et tout cautionnement personnel, avec les liquidités que la clinique peut raisonnablement produire pendant une période d'ouverture plus lente.

L'approche connue sous le nom de The Infinite Banking Concept®, telle que Nelson Nash l'a décrite, pose une question à plus long terme en parallèle de cette demande immédiate: le propriétaire pourrait-il bâtir un système de financement pour que moins d'achats courants et répétitifs dépendent des prêteurs externes? Canadian Wealth Creation Centre Inc., qui offre le service et publie le site éducatif Financière CBI, appelle cette destination à long terme la souveraineté financière infinie (Infinite Financial Sovereignty®, marque déposée de José Salloum): réduire, puis éventuellement éliminer, cette dépendance pour les achats courants. C'est un objectif, pas une promesse, et ce n'est pas une raison de refuser aujourd'hui un financement externe approprié.

Penser comme un prêteur ne veut pas dire considérer tout crédit externe comme une erreur. Cela veut dire donner une tâche précise à chaque source de financement. Une facilité externe pourrait porter une partie des travaux; les liquidités accumulées pourraient protéger la paie; le capital constitué longtemps d'avance dans une police pourrait soutenir un acompte ou une réserve déterminés. La clinique doit ensuite décider comment chaque source sera reconstituée ou remboursée.

Une assurance vie entière avec participation pourrait-elle aider à financer une partie du projet?

Le capital constitué sur des années dans une police appropriée peut soutenir un besoin de liquidités déterminé, mais une avance sur police est une avance de l'assureur, pas un retrait sans coût.

Au Canada, l'outil d'assurance habituel pour cette approche est une assurance vie entière avec participation émise par un assureur canadien. Elle offre une protection d'assurance vie et des valeurs de rachat garanties par son contrat. Des participations peuvent être déclarées, mais elles ne sont jamais garanties. Examinez les valeurs contractuelles garanties séparément des illustrations qui supposent des participations futures. L'assurance n'est pas un investissement, et une police devrait répondre à un réel besoin de protection en plus de tout usage de financement envisagé.

Si une valeur suffisante s'est accumulée et que le contrat le permet, le titulaire peut demander à l'assureur une avance sur police garantie par la valeur de rachat. Cela n'exige habituellement pas la demande de crédit associée à un prêt d'affaires externe, mais l'avance n'est pas garantie: sa disponibilité et son montant dépendent du contrat, de sa valeur et des exigences de l'assureur. Les intérêts sont payés à l'assureur et continuent de courir jusqu'à leur paiement. La police ne demeure en vigueur que si ses conditions continuent d'être respectées.

Pour un dentiste, la question utile est précise: une avance sur police disponible pourrait-elle couvrir l'acompte à l'entrepreneur pendant qu'une autre source finance les paiements d'étape? Pourrait-elle fournir une partie de la réserve pour les mois lents sans épuiser les liquidités d'exploitation? Ne présentez pas la police comme la source de toute l'expansion, à moins que le contrat réel, le montant d'avance disponible et la capacité de remboursement appuient cette affirmation. Un projet urgent ne peut pas attendre qu'une police nouvellement émise accumule une valeur de rachat importante; c'est pourquoi il faut capitaliser avant d'utiliser.

Fixez un calendrier de remboursement au moment de prendre l'avance. Le titulaire peut avoir de la souplesse pour étaler ses remboursements selon le contrat, mais cette souplesse n'autorise pas à laisser une obligation d'affaires sans suivi. Faites inscrire les remboursements au budget de la clinique comme s'il s'agissait d'un prêteur externe, avec une personne chargée de vérifier le solde et les intérêts. Reconstituer la capacité de financement fait partie de la préparation du prochain cycle d'aménagement ou d'équipement.

Le contrat continue d'être administré selon ses propres conditions pendant qu'une avance est en cours. Une avance impayée et les intérêts accumulés réduisent le capital-décès payable. Si la dette et les frais exercent trop de pression sur la police, celle-ci peut tomber en déchéance, avec de possibles conséquences fiscales. Demandez à voir les valeurs garanties, les dispositions sur les avances et un scénario de résistance qui ne repose pas sur les participations futures.

Une police prend des années à se constituer, et ses coûts pèsent surtout pendant les premières années. Elle exige un financement régulier qui ne concurrence pas le loyer, la paie, les réserves d'urgence ni le remboursement d'une dette existante coûteuse. Elle est plus plausible comme préparation anticipée à des besoins qui reviennent que comme réponse à une échéance de bail déjà proche. Le concept est une discipline de financement; la police n'est un outil possible que lorsque sa protection, son coût et son long horizon conviennent.

Que devrait demander un dentiste à un avocat et à un comptable avant de s'engager?

Demandez à l'avocat si la clinique peut occuper, modifier et céder les lieux comme prévu, et demandez au comptable comment les dépenses et le financement seront traités sur le plan fiscal.

Apportez à l'avocat le bail existant ou proposé, chaque modification, les avis de renouvellement et le consentement proposé du locateur. Demandez quand le droit actuel d'occuper les lieux prend fin et comment, précisément, le renouvellement fonctionne. Demandez si le locateur peut relocaliser la clinique, quelle indemnité ou quels locaux de remplacement la clause prévoit, et quelles autorisations les travaux exigent. Confirmez à qui appartiennent les améliorations pendant et après la durée du bail, si la clinique doit les retirer, et si le bail peut être cédé en cas de vente de la clinique. Pour une deuxième clinique, faites examiner les deux baux ensemble afin de voir toutes leurs obligations en même temps.

Apportez au comptable une ventilation des travaux plutôt qu'une seule facture de rénovation globale. Séparez l'équipement mobile, les travaux aux lieux, les réparations, les honoraires professionnels, toute contribution du locateur et les frais de financement. Le traitement fiscal des aménagements locatifs, des réparations et des honoraires relève du comptable, qui examinera les faits, les clauses du bail et le moment où chaque élément est engagé. Demandez aussi ce qu'un déménagement ou la fin anticipée du bail signifierait pour la situation fiscale des travaux déjà faits.

Si une police entre en jeu, établissez qui en sera titulaire, qui paiera les primes, qui demandera l'avance et qui utilisera les sommes. L'avance sur une police détenue par une société appartient à la société; transférer de l'argent à son actionnaire est une opération distincte, dont traite la page sur la société professionnelle et les bénéfices non répartis. Demandez au comptable de retracer l'usage des sommes avancées et d'évaluer si une déduction des intérêts est possible, plutôt que de présumer qu'un usage d'affaires règle la question.

Les règles fiscales canadiennes sur les avances sur police ont aussi leur place à cette rencontre. Selon l'article 148 de la Loi de l'impôt sur le revenu, une avance sur police est une disposition, et la partie qui dépasse le coût de base rajusté (CBR) de la police est incluse dans le revenu, comme l'explique la page quand une avance sur contrat devient imposable. L'alinéa 60s) de la Loi de l'impôt sur le revenu peut permettre une déduction lorsqu'une somme déjà incluse dans le revenu est remboursée, dans ses limites. Le CBR est un chiffre fiscal qui change avec le temps, et non un synonyme de la valeur de rachat. La croissance à l'intérieur du contrat demeure à l'abri de l'imposition annuelle seulement tant qu'il s'agit d'une police exonérée au sens de l'article 306 du Règlement de l'impôt sur le revenu. Demandez les chiffres réels et un avis sur l'opération prévue.

Quels sont les inconvénients, et quand cette approche ne convient-elle pas à une clinique dentaire?

Elle ne convient pas à une clinique qui a besoin de liquidités à court terme, qui ne peut pas payer ses primes régulièrement, ou qui affaiblirait ses réserves essentielles pour souscrire une police.

Le premier inconvénient est le temps. Les coûts des premières années de la police sont importants, et un rachat pendant ces années peut rapporter moins d'argent que les primes payées. Un dentiste qui fait face à un renouvellement de bail ou à un aménagement imminent ne devrait pas considérer une nouvelle police comme une source prête à financer les travaux. Entre-temps, une facilité externe existante ou les liquidités accumulées peuvent être une réponse plus appropriée à une obligation actuelle.

Le deuxième est le coût continu de l'utilisation de la police. L'assureur exige des intérêts sur une avance sur police. Les intérêts peuvent s'accumuler s'ils ne sont pas payés, et un solde impayé réduit le capital-décès. Si l'arrangement devient intenable et que le contrat tombe en déchéance, le titulaire peut perdre sa protection et subir une conséquence fiscale. Une avance qui dépasse le CBR peut elle-même produire un revenu imposable. Rembourser l'avance rétablit la valeur disponible pour une nouvelle avance, mais ne fait pas disparaître les intérêts exigés par l'assureur.

Le troisième est l'incertitude. Les participations sont possibles, mais pas garanties, et les avances sur police dépendent des conditions du contrat et de leur disponibilité. Assuris protège les titulaires de polices canadiens dans ses limites si une société membre fait faillite, et calcule cette protection après déduction des avances sur police; ce n'est pas une garantie gouvernementale. Lisez ces protections avec exactitude plutôt que de tenir pour certaine chaque valeur projetée de la police. La liste plus large des risques et modes de défaillance mérite d'être lue avant toute décision.

Une clinique qui porte encore une dette d'acquisition difficile, qui n'a pas de réserve fiable pour la paie, ou qui s'attend à ce que sa propriété ou ses besoins de liquidités changent bientôt devrait d'abord régler ces pressions. Il en va de même si une deuxième clinique dépend d'une clientèle qui se forme rapidement pour honorer deux baux, si le revenu du propriétaire n'est pas encore protégé contre l'invalidité, ou si le propriétaire n'a pas besoin d'une protection d'assurance permanente. Une personne qui n'est pas prête à suivre et à rembourser une avance sur police ne devrait pas en utiliser une pour financer des rénovations. Une assurance appropriée ne peut pas sauver des droits locatifs faibles, des autorisations incertaines ni une expansion que la clinique sous-jacente ne peut pas soutenir.

Un point de départ plus utile consiste à cartographier le prochain cycle de bail et de rénovation, à protéger une réserve d'exploitation, et à se demander quel capital peut être constitué sans tension au cours des années à venir. Le but à long terme est une plus grande maîtrise du financement courant, pas l'absence de coûts ou de risques. L'auteur reçoit des commissions des assureurs lorsqu'une police est souscrite; cette rémunération est une raison de plus d'évaluer le bail, le plan de liquidités et les solutions de rechange avant de décider si une police a sa place dans le plan.